本私隱政策聲明（「本聲明」）適用於香港預防愛滋病學會（英文名稱：The Hong Kong Aids Prevention Society (HKAPS)，下稱「本會」）的所有部門、服務單位及義工項目。文中「我們」視乎情況而定，指本會或其相關的部門及服務單位。

第一章 我們的承諾

1.1 本會尊重個人私隱，每位員工及義工均以保障個人資料私隱為己任。本會作為資料使用者，會全力執行及遵守《個人資料（私隱）條例》（第486章）（下稱「條例」）訂明的六項保障資料原則，以及條例的各項有關規定。

1.2 我們會確保所收集、持有、處理、使用、保留、披露、轉移、保安及存取的所有個人資料，均嚴格遵照條例規定的責任及要求處理。

第二章 收集的個人資料類別

本會因應不同服務對象及業務需要，持有以下類別的個人資料：

2.1 會員資料（包括個人會員及團體會員代表）

• 姓名、香港身份證號碼、聯絡電話、電郵地址、通訊地址；
• 入會申請表所載的個人資料（參照《章程》第二章第（二）條）；
• 會費繳交記錄（參照《章程》第二章第（三）條的會費標準）、出席會員大會及活動記錄。

2.2 義工／朋輩輔導員／外展隊員資料

• 姓名、身份證號碼、聯絡資料、學歷及專業資格；
• 性罪行定罪紀錄查核（SCRC）及無犯罪紀錄證明書（CNCC）結果（如適用）；
• 服務記錄、培訓記錄、外展工作時數及參與活動記錄（參照《章程》第一章有關外展及朋輩教育工作的描述）。

2.3 服務使用者（學生、青少年、講座／工作坊參加者）資料

• 姓名、年齡、就讀學校、聯絡方式；
• 參加活動的記錄、評估問卷回應。

2.4 捐款者記錄

• 向本會作出金錢或物資捐助的人士之姓名、聯絡方法、捐款金額及方式、銀行或信用卡資料等，以便處理捐款的相關行政工作（參照《章程》第六章第（一）條）。

2.5 會董及管治組織成員記錄

• 包括主席、副主席、秘書、財政、常務會董、會董、首席特別顧問、特別顧問、名譽主席等（參照《章程》第三章）的個人資料（姓名、聯絡方式、職位、會議出席記錄），用於履行管治及法律責任。

2.6 職位申請人記錄

• 用於人力資源管理用途，包括招聘、甄選及聘用。

2.7 網站訪客記錄

• 本會的服務供應商可能會記錄網站訪客的網域名稱伺服器地址及所瀏覽的頁面，但此等記錄不會涉及訪客的個人資料，所記錄的資料僅用於統計用途。

第三章 收集及使用個人資料的主要目的

3.1 本會收集及持有個人資料的主要目的如下：

（a）會員管理
處理入會申請、收取會費、安排會員大會及特別會員大會、執行會章規定的會員權利及義務（參照本會《章程》第二章及第五章）。

（b）提供預防愛滋病教育及外展服務（參照《章程》第一章）
－ 為高危青少年（如公園、巴士站、的士高、街頭等場所）提供性健康知識輔導；
－ 為中小學生、大專生舉辦講座、工作坊及戲劇活動；
－ 推行朋輩教育計劃，培訓青少年朋輩輔導員；
－ 為教師及青少年工作者提供資源配套；
－ 進行「識情男女」性教育小組及校園講座；
－ 為青年義工定期到狂野派對和舞會傳遞酗酒、軟性毒品後果及安全性行為資訊。

（c）義工／朋輩輔導員管理
處理義工申請及甄選，進行性罪行定罪紀錄查核（如需要），安排培訓及服務配對，記錄服務時數及提供服務證明。

（d）捐款管理
處理捐款的行政工作，包括開立捐款收據、發出致謝函、記錄捐款資料，以及處理申請稅務扣減的相關事宜。

（e）會務及管治
履行《章程》第三章、第四章及第六章所訂明的會董會、常務會董會及主席會職責，包括召開會議、編製財政報告、審核工作計劃等。

（f）推廣及宣傳
向會員、捐款者、服務使用者及義工發送本會的服務資訊、活動邀請、通訊及籌募呼籲（詳見第五章的直接促銷安排）。

（g）內部行政及研究
進行服務統計、研究及調查，以優化服務質素及評估社會效益（如預防愛滋病教育的成效）。

3.2 本會不會使用或提供個人資料予第三方作與本會宗旨無關的用途，亦不會在未經資料當事人明確同意的情況下，將其個人資料出售或轉讓予其他機構作商業用途。

第四章 個人資料的準確性及保留期限

4.1 本會會採取切實可行的步驟，確保所持有的個人資料準確無誤，並不會保留超過其實際所需的時間。

4.2 各類個人資料的一般保留期限如下：

（a）會員資料（個人及團體）
於會員關係終止後保留不超過七年，以便跟進會務及處理查詢（參照《章程》第六章有關財務紀錄的保存要求）。

（b）未獲接納的入會申請資料
於申請結果通知後保留不超過六個月，其後安全銷毀。

（c）義工／朋輩輔導員資料
於服務關係終止後保留不超過兩年。若申請未獲任命，其個人資料（包括SCRC及CNCC結果）將於甄選程序完成後不超過六個月內安全銷毀。

（d）服務使用者（講座／工作坊參加者）資料
一般保留不超過兩年，或按特定研究項目需要而延長，惟會事先取得當事人同意。

（e）捐款者記錄
根據稅務條例的相關規定，捐款收據及相關記錄須保留不少於七年，以符合稅務扣減的審核要求。

（f）職位申請人資料
於招聘程序完成後保留不超過兩年，之後將安全銷毀。

4.3 當個人資料不再需要用作原來收集的目的時，本會會確保以安全的方式將資料徹底刪除或匿名化處理，使有關資料不再具備識別個人身份的功能。

第五章 直接促銷

5.1 本會擬使用會員、捐款者、服務使用者及義工的個人資料（包括姓名、電話號碼、電郵地址及通訊地址）作直接促銷用途，包括但不限於：發送本會的服務資訊、活動邀請、義工招募、捐款呼籲、講座及外展活動通知、通訊等。

5.2 根據條例第35C條的規定，本會在使用個人資料作直接促銷前，必須：
（a）事先通知：告知資料當事人本會擬使用其個人資料作直接促銷；
（b）取得同意：提供清晰的途徑讓資料當事人表明是否同意；
（c）提供資訊：清楚說明擬使用的個人資料種類及擬促銷的服務／活動類別；
（d）提供拒絕服務：免費提供渠道讓資料當事人可隨時要求停止使用其個人資料作直接促銷。

5.3 若資料當事人不願意接收直接促銷資訊，可在任何時候及無需支付任何費用，透過書面方式通知本會要求停止使用其個人資料作直接促銷用途。本會收到有關要求後，將立即停止有關使用。

5.4 如本會擬將個人資料提供予第三方作直接促銷用途，必須事先取得資料當事人的書面同意，並嚴格遵守條例第35J至35L條的相關規定。

第六章 個人資料的保安

6.1 本會會採取所有切實可行的步驟，保障個人資料不會未經授權或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用。

6.2 具體保安措施包括：
（a）存取控制：只有經授權的員工及指定人員方可查閱個人資料，且查閱權限僅限於履行職務所必需的範圍內。
（b）數據加密：所有透過電子方式傳輸及儲存的個人資料，會採用業界標準的加密技術進行保護。
（c）實體保安：以紙本形式儲存的個人資料會存放在上鎖的儲存設施內，未經授權人士不得進入相關儲存區域。
（d）資訊科技保安：本會的電腦系統及網絡設有防火牆、防毒軟件及其他保安措施，防止惡意軟件及未經授權的存取。
（e）員工培訓：本會會定期為員工及義工提供個人資料私隱保護的培訓，確保他們了解並遵守相關規定。

6.3 若本會委任第三方服務供應商處理個人資料（如雲端儲存服務、數據處理服務等），本會會採取適當的合約措施，確保該等服務供應商遵守與本會同等水平的資料保安標準。

第七章 個人資料的披露及轉移

7.1 本會在以下有限情況下，可能會披露或轉移個人資料予第三方：

（a）為核實服務使用者的背景或需要，向相關學校或機構查詢（在取得當事人同意後）；
（b）為進行性罪行定罪紀錄查核及無犯罪紀錄證明書的查核，向香港警務處提交義工申請人的相關個人資料；
（c）為處理捐款稅務扣減事宜，向香港稅務局提交捐款者的相關捐款記錄；
（d）為進行服務研究及評估，向獲本會委聘的學術或研究機構提供已匿名化的統計數據；
（e）為遵從任何法律、法規或法院命令的要求。

7.2 除上述情況外，本會不會在未經資料當事人事先同意的情況下，向任何第三方披露或轉移其個人資料。本會收集的個人資料將嚴格保密。

第八章 查閱及更正個人資料的權利

8.1 根據條例第18條及第22條，資料當事人有權要求查閱及更正本會所持有其個人的資料。

8.2 資料當事人如欲查閱或更正其個人資料，應以書面形式向本會提出要求，並提供足夠資料以確認其身份。

8.3 本會會根據條例第19條的規定，在收到查閱資料要求的40日內作出回應。

8.4 除條例第28條明確許可的情況外，本會不會就遵從或拒絕遵從查閱資料要求或更正資料要求收取任何費用。

8.5 若本會因適用豁免條文而拒絕遵從查閱資料或更正資料要求，本會會將拒絕的理由記錄在案，並按條例第27條的規定將有關記錄保留不少於四年。

第九章 Cookies的使用

9.1 本會的網站可能會使用「Cookies」技術。Cookies是網站儲存在訪客電腦硬碟上的小型文字檔案，用於記錄訪客的瀏覽偏好及改善網站體驗。

9.2 本會所使用的Cookies不會收集足以識別個別訪客身份的個人資料。如Cookies涉及收集個人資料，本會在收集前會提供清晰的個人資料收集聲明（Personal Information Collection Statement），並取得訪客的知情同意。

9.3 訪客可透過調整瀏覽器設定拒絕接受Cookies，但這可能導致本會網站的部分功能無法正常運作。

第十章 免責聲明

10.1 本會已採取所有合理及切實可行的步驟保障個人資料的保安，但鑑於互聯網的性質，無法保證資料在互聯網上傳輸的安全性絕對不受干擾。本會不會對任何因超出其合理控制範圍的情況（包括但不限於黑客攻擊、電腦病毒入侵、電訊網絡故障等）所導致的資料洩漏或損失承擔責任。

第十一章 私隱政策的更新及修改

11.1 本會保留隨時更新或修改本私隱政策聲明的權利。任何更新版本將在本會網站（如有）上公布，或應要求提供。

11.2 如有重大修改，本會會採取適當方式（如電郵通知或網站公告）通知資料當事人。

第十二章 查詢及聯絡

如對本私隱政策聲明有任何查詢，或欲查閱、更正、刪除個人資料，或要求停止使用個人資料作直接促銷用途，請以書面形式聯絡：

香港預防愛滋病學會
地址： 香港荃灣郵政局郵政信箱3281號

電郵地址：info@hkaps.org.hk
電話：+852 2669 6839

（本私隱政策聲明最後更新於2026年7月5日，並按本會《章程》及相關法規編訂）